Le budget est un élément essentiel de votre projet, et l’un des premiers éléments que le jury examine. Il donne des informations sur la taille approximative de votre projet, l’ampleur des investissements et des coûts de fonctionnement pour lesquels vous demandez le soutien financier de l’Agence des Micro Projets.

Il doit donc à la fois correspondre aux normes comptables, aux critères d’éligibilité de l’Agence des Micro Projets et mettre en valeur l’investissement de l’ensemble des parties prenantes de votre projet.

Comment construire votre budget ?

Le tableau budgétaire de l’Agence des Micro Projets se présente en deux parties distinctes : le budget hors valorisations et les valorisations.

Dans la première partie du budget (hors valorisation), indiquez à gauche l’ensemble des dépenses liées à votre projet, complétez les modes de calcul et le montant (arrondi à l’unité la plus proche). Une fois que vous avez listé toutes les dépenses, vous obtenez votre « Total Dépenses Hors Valorisation ». Il sert de référence pour calculer les pourcentages de chacune des lignes.

Puis, indiquez dans la partie droite quelles sont les ressources de votre projet :

• Les ressources propres, c’est-à-dire les fonds investis dans le projet par votre association française et par votre partenaire local (vous pouvez l’indiquer en deux lignes distinctes). Même s’il est fortement incité d’investir des fonds propres, cette ressource n’est pas obligatoire et il n’y a pas de pourcentage minimum requis.
• Les fonds publics et les fonds privés. Précisez si ces financements ont été sollicités ou acquis. S’ils sont acquis, ajoutez le justificatif correspondant (plus de détails au bas de cette page). Votre budget doit être équilibré, c’est-à-dire que le « Total Ressources hors valorisations » doit être exactement égal au « Total Dépenses hors valorisation » ( au centime près).

Les modes de calcul

Pour chaque ligne budgétaire, le jury doit pouvoir comprendre d’où vient le montant annoncé. Si vous avez un devis, indiquez « Devis n°XX » dans la case mode de calcul, et ajoutez-le en annexe, avec la bonne numérotation. (Attention, le montant du devis doit correspondre au montant indiqué dans le budget). S’il s’agit d’un calcul, écrivez comment vous êtes arrivé à ce chiffre : par exemple 5€ x 30 j x 10 personnes (1500€). Pour les plus petits montants, vous pouvez éventuellement inscrire « estimation » si c’est le cas (fournitures ou divers petit matériel par exemple). Si vous voulez détailler davantage votre estimation des coûts ou les différentes lignes budgétaires, vous pouvez ajouter un document explicatif en annexe.

Les Valorisations

Les valorisations correspondent aux biens non monétaires de votre projet : ce qui est donné ou prêté gracieusement (terrain, main d’oeuvre, dons de matériaux, etc.). Evaluez-en le prix que cela vous aurait coûté et inscrivez les mêmes montants du côté gauche et du côté droit de la deuxième partie du tableau, puisqu’il s’agit à la fois d’une ressource pour votre projet, et d’une dépense que vous n’avez pas eue. Veuillez à bien préciser ces valorisations en choisissant une base de calcul ( par exemple, le SMIC en France et sur le terrain). Néanmoins, le montant des valorisations n’est pas très important, l’essentiel étant d’identifier et de mettre en valeur la nature de ces valorisations.

La partie valorisation doit donc également être équilibrée. L’objectif de cette partie est de mettre en valeur les investissements de votre association, du partenaire local, de la population locale, de la municipalité, etc, pour donner un coût total du projet le plus proche de la réalité.

Les critères éliminatoires

• L’Agence des Micro Projets attribue entre 2 000 € et 15 000 € : n’indiquez pas de montant en dehors de ces bornes.
• Le financement de l’Agence des Micro Projets ne doit pas excéder 75 % des dépenses totales du projet (hors valorisations).
• Le projet ne doit avoir aucun autre financement acquis d’un bailleur non-cumulable (voir règlement).
• Le budget doit être équilibré : le « total dépenses hors valorisation » et le « total ressources hors valorisation » doivent avoir exactement le même montant. De même pour les totaux avec valorisation.

Conseils

Conseils sur la construction et l’écriture de votre budget

• L’essentiel du budget doit être rempli en ligne. S’il est très long, vous pouvez rassembler certaines dépenses par catégories pour en faciliter l’écriture et ajouter un budget plus détaillé en annexe. Attention à ne pas trop simplifier, le jury doit pouvoir comprendre à quoi correspondent les montants indiqués.
• L’injection de ressources propres de l’association française montrant son implication dans le projet est un point d’attention du jury.
• Les financements de l’Agence des Micro Projets ne sont pas rétroactifs, présentez donc uniquement des activités et des frais à venir.
• Conformément aux critères d’éligibilité de l’Agence des Micro Projets, certaines lignes budgétaires ne sont pas éligibles. Elles peuvent être ajoutées au budget si besoin, mais doivent représenter une part minoritaire du budget. Dans tous les cas, le montant demandé à l’Agence des Micro Projet ne devra pas dépasser 75 % des frais éligibles. Les lignes budgétaires non éligibles sont :
  • Les frais liés aux bénévoles, volontaires et salariés français (billets d’avion, déplacements, visa, médicaments, hébergement, Per Diem, salaires, indemnités de volontariat, etc.)
  • Le transport de matériel
  • Les frais dépensés en France ou en Europe

• Calculez les pourcentages (en dépense et en ressource), uniquement sur la partie hors valorisation du tableau budgétaire. L’ajout des pourcentages est important car il permet de donner un aperçu de la répartition des dépenses du projet, et de la part de chaque source de financement dans le budget global. Attention, ce calcul n’est pas automatique, il vous sera donc demandé de le faire manuellement. 
• Dans votre plan de financement, évitez de solliciter des bailleurs non cumulables (comme le PRA-OSIM par exemple). Dans le cas d’une réponse positive de l’AMP, vous ne pourriez être financé par ces bailleurs et inversement. Dans tous les cas votre projet présentera donc un manque à gagner.
• Les co-financements acquis doivent être justifiés (voir détails ci-dessous)

Conseils sur le contenu de votre budget

• Ce qui est écrit dans le budget doit avoir été énoncé auparavant dans les activités ; le jury ne doit pas y découvrir de nouveaux éléments.
• L’équilibre entre les différents postes de dépense est important: 
  • L’essentiel du budget doit concerner les frais liés au projet sur place et à sa réalisation.
  • Les frais de fonctionnement (même locaux) ne doivent pas représenter la grande majorité de votre budget (dans tous les cas une justification de leur prise en charge par la suite est essentielle).
  • Les frais pour les bénévoles français (avion, déplacement, etc.) doivent être très minoritaires.
• Si votre projet est conséquent, précisez à quelle dépense vous allez dédier la subvention de l’AMP.
• L’Agence des Micro Projets peut attribuer une dotation jusqu’à 15 000 € pour certains projets faisant l’unanimité. La moyenne des financements accordés est de 10 000 €. Soyez donc vigilant au montant demandé.
• Il est préférable de diversifier les bailleurs de fonds sur un même projet. L’Agence des Micro Projets accepte d’être le seul ou le premier bailleur à soutenir le projet, dans la mesure où l’ensemble du projet est bien construit.

Comment justifier le budget

Justifier les dépenses

Les montants les plus importants doivent obligatoirement être justifiés par l’ajoute en pièce jointe de devis réalisés par une entreprise qualifiée. Le devis doit comporter le nom et les informations relative à l’entreprise.

Les autres dépenses doivent être justifiées par le détail de la colonne « mode de calcul » et/ou par l’ajout d’une explication narrative des dépenses en pièce jointe.

Seuls les « divers et imprévus » et les « frais administratifs » n’ont pas besoin d’être justifiés.

Justifier les ressources

Les ressources propres

Téléchargez et complétez cette lettre d’attestation sur l’honneur et ajoutez-là dans les annexes de votre projet.

Les bailleurs de fonds publics et privés

Pour chaque ressource déclarée « acquis » , vous devez télécharger le justificatif correspondant directement dans le budget sous la ligne budgétaire correspondante en cliquant sur « Télécharger / modifier le justificatif ».

Les documents justificatifs acceptés sont :

• Lettre du financeur sur papier à entête
• Convention signée
• Attestation de versement signée par le financeur
• Relevé bancaire où apparaît le versement (financeur identifiable sur le relevé)
• Avis de versement de la banque et/ou du financeur
• Mail du financeur avec le montant (les adresses mails expéditeurs et destinataires sont visibles)

Comment compléter son plan de financement

Les fondations partenaires

Pour compléter votre plan de financement, l’Agence des Micro Projets travaille en partenariat avec deux fondations. Elles vous proposent de déposer une demande de financement chez elles à travers le même dossier que pour l’Agence des Micro Projets.

Pour cela, vérifiez que vous soyez bien éligible auprès des fondations que vous sollicitez, car les critères diffèrent de ceux de l’Agence des Micro Projets. Puis inscrivez dans le budget le montant sollicité à chacune des fondations. Si vous ne souhaitez pas solliciter l’une ou l’autre, vous pouvez indiquer 0 (zéro) dans la colonne des montants. En savoir plus … 

Le moteur de recherche

L’Agence des Micro Projets met également à votre disposition un moteur de recherche des sources de financements. Il répertorie les sources de financements principaux soutenant des microprojets de solidarité internationale.

Accéder au moteur de recherche

En cas de blocage technique

En cas de blocage au moment de la validation de votre dossier, indiquant qu’il manque le justificatif de votre bailleur :

– vérifiez que pour tous les bailleurs indiqués acquis un justificatif a bien été téléchargé (si vous n’en avez pas, changé le statut en « sollicité),

– supprimez toutes les lignes vides en dépenses et en ressources dans toutes les parties du budget.

Rendez-vous sur l’onglet Etape 9 – 11 : annexes et paiement  pour continuer le dépôt de votre projet.