Dématérialisation et gestion de projets

L’Agence des Micro projet propose ses services en matière de pilotage de projets.

Des milliers de projets voient le jour chaque années en Afrique et des millions de personnes travaillent sur le pilotage de ces projets aux quatre coins du monde, une chose les relient tous: internet

Dématérialisation, du papier au numérique, processus de gestion de projets

Pour une association ou une ONG, et quelle qu’en soit la taille, passer d’un dossier « papier » à un PDF est déjà une révolution, mais concrètement comment cela fonctionne-t’il ?

Quel sont les processus de gestion de projet et workflow métier ?

l’Agence des Micro Projets de l’ONG La Guilde propose son expertise: L’AMP, recevait en 2012 les projets des associations françaises par courrier, des dossiers papier donc, de ces associations qui sollicitent un financement compris entre 2 000 et 15 000 euros.

Strategie_digitaleCes financements sont réservés à des projets de solidarité internationale. L’AMP (Agence des Micro Projets) lance deux appels à projets par ans et distribue 600 000 euros. Les dossiers éligibles passent devant un préjury puis devant un jury composé de membres de l’AMP et d’experts externes pour une parfaite équité.

Les projets retenus reçoivent une « dotation » et bénéficient de cofinancements, leurs budgets moyens sont de 45 000 euros mais peuvent aller jusqu’à 250 000 euros pour des actions pluriannuelles. Les lauréats mettent en place le projet en Afrique pour 74% des cas et pour les 26% restant en Asie et Amérique du Sud. Les associations qui portent ces projets doivent ensuite rendre un bilan de l’action menée au bout d’un an. Une fois le projet effectif l’AMP se rend sur le terrain afin d’effectuer une évaluation avec le partenaire local de l’association Française.

Un processus de dématérialisation de projet a donc été développé fin 2013 pour permettre aux associations de ne plus envoyer de dossier papier mais remplir un dossier en ligne. Ce processus est réparti en plusieurs étapes matérialisé par des onglets du site.

L’AMP, grâce à un « backoffice » pilote et ouvre des sessions de dépôt de dossier, elle attribue des critères d’éligibilité selon les accords définis par son expertise et en accord avec son bailleur.

Ces critères peuvent évoluer au fil des ans, comme les dates de clôture de dépôt de dossier, de jury, de bilan et d’évaluation. Nous sommes dons déjà dans une flexibilité du système rare couplé à un système intuitif et utilisable par tous sans formation particulière. De leurs coté les « porteurs » de projets vont suivre ces fléchages de dates de sessions et cocher des critères d’éligibilités afin d’être en accord avec leur planning mais aussi de ne pas déposer un dossier ou l’ONG ou l’association ne serait pas éligible, gain de temps pour tous…

Quelles sont les étapes de dépôt et de gestion de dossier ?

Il faut que l’organisme, association ou ONG ouvre un espace avec un email et un mot de passe. Ensuite elle peut déposer un ou plusieurs projets.

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Étape « dépôt de dossier »

- Un dépôt de dossier dématérialisé en 11 étapes, passant de la description du projet, des activités menées, le contact complet du partenaire local, les prolongements envisagés, les activités génératrices de revenus, les populations cible, le budget avec les cofinancements et l’upload de photos, annexes et vidéos.
Une fois le dossier validé par le porteur, et c’est une première évolution, l’utilisateur peut extraire son dossier complet en fichier zippé et ainsi disposer de son projet en format PDF parfaitement mis en page.

Étape Instruction

- Un pilotage de l’instruction directement sur la plateforme de l’AMP ou a la fois les jury interne et externe vont pouvoir lire, commenter, noter et juger le dossier. cette action est effectué sur un espace spécifique tout en ayant accès à l’ensemble des données du projet, un PDF de présentation est aussi disponible pour ceux qui souhaitent l’extraire ou le sauvegarder. Ceux-ci se réunissent ensuite pour une décision finale d’attribution des fonds dans les locaux de l’AMP afin de délibérer et d’attribuer les financements.

Etape « Dotation et décaissement »

- L’AMP va piloter le versement des fonds, la date d’envoi du premier versement composé des deux tiers, puis du solde la aussi sur un espace dédié.

Étape Bilan

- Un bilan va pouvoir être rempli en ligne, un an après la « dotation ». Le porteur de projet se connecte sur son espace association et rempli les champs disponibles, ceux-ci sont superposés au dépôt initial du projet, le porteur peut dons comparé ses actions effectuées et ce qu’il a finalement réussi à mettre en place.
Deux actions résultent de cette étape: le versement du dernier tiers de la dotation à l’association, et bien sùr de connaitre les activités menées et de les comparer aux activités prévues. Ce bilan est visible du grand public sur l’Observatoire de l’AMP, par le biais d’une cartographie interactive et d’un moteur de recherche. Les onglets du projet deviennent au fur et à mesure de l’évolution du dossier visible au grand public.

Etape « Evaluation »

- Une section évaluation va permettre de remplir différent champs d’information, de photos et de vidéo du projet évalué sur le terrain par l’équipe de l’AMP ou par des évaluateurs locaux. Cette section évaluation est visible du grand public sur l’Observatoire de l’AMP.

www.microprojets.org_
La plateforme de finance participative www.microprojets.org
 
Finance Participative microprojets.org

- En synergie avec l’innovation digitale l’AMP a développé sa propre plateforme de finance participative www.microprojets.org. Cette plateforme propose grâce à un moteur de recherche cartographique de découvrir les microprojets ayants déjà reçu une impulsion financière de l’AMP (gage de qualité, de passage devant un jury et de mise en place, une forme de « label microprojets ».
Les projets sont mis en avant avec description, photos, vidéos et informations sur l’association. Deux objectifs: Permettre aux associations de disposer d’une page sur internet mettant en avant leur actions et l’association et collecter les dons du grand public avec un système de paiement en ligne sécurisé qui va jusqu’à mettre à disposition immédiate du donateur un reçu fiscal permettant de déduire 77% du don.

Chacune de ces étapes est exportable dans un fichier PDF qui se génère automatiquement, permettant ainsi d’extraire des étapes ou le dossier complet: informations globales, jury, bilan, évaluation… Nous sommes donc bien dans une dématérialisation complète d’un processus de gestion de projet couplé à un workflow métier intuitif et modulable selon les profils des utilisateurs: équipes interne, porteurs de projets, jury externe, grand public, donateurs.

« Non seulement la dématérialisation est complète et intuitive pour le porteur de projet, mais elle va jusqu’à suivre le workflow de gestion du cycle de vie du projet, allant de l’initiative du porteur local jusqu’à l’évaluation terrain et la capitalisation des informations dans l’Observatoire de l’AMP »

Contactez l’AMP pour en savoir plus